Tips Meeting Online

Melakukan meeting secara online memang berbeda dengan meeting offline. Pasalnya, selain anda harus mengetahui cara cek masa aktif kuota ketika hendak meeting, rapat online juga memungkinkan beberapa kendala. Contohnya saja muka yang tidak terlihat saat meeting ataupun kondisi meeting yang kurang kondusif. Untuk itu, anda perlu mengetahui bagaimana tips agar meeting online bisa berjalan dengan lancar, sehingga tujuan dari meeting dapat dicapai.

Tips Sukses Agar Meeting Online Berjalan Lancar

1. Pilih Aplikasi Video Conference yang Mendukung

Saat ini ada banyak aplikasi video conference yang dapat diunduh. Namun, tidak semua aplikasi yang tersedia dapat digunakan untuk meeting yang akan anda adakan. Mengingat setiap aplikasi memiliki kapasitas peserta yang berbeda beda. Maka dari itu, perlu memilih aplikasi yang mendukung kebutuhan meeting online anda. Selain itu, pilih aplikasi yang menyediakan fitur keamanan untuk melindungi data data perusahaan dari peretas.

2. Pastikan Internet dan Audio dalam Kondisi Bagus

Salah satu persiapan yang perlu dilakukan sebelum melakukan meeting, yaitu memastikan jika perangkat anda bisa terhubung internet dengan baik, dan kondisi audio yang dapat didengar dengan jelas. Sinyal internet yang lemah bisa menyebabkan video yang terlihat patah bahkan panggilan video bisa berhenti di tengah meeting. Selain itu, audio yang kurang bagus menyebabkan anda tidak bisa mengikuti pembahasan rapat dari  awal hingga akhir.

3. Mencoba Aplikasi Terlebih Dahulu

Penggunaan aplikasi yang serba mendadak akan bisa menyebabkan berbagai masalah saat meeting berlangsung. Maka dari itu, anda perlu mencoba aplikasi terlebih dahulu sebelum menggunakannya untuk meeting. Pastikan juga jika peserta yang lain turut melakukan uji coba terhadap aplikasi tersebut dan bagaimana tingkat keamanan aplikasi dalam menjaga data pribadi pengguna.  Akan lebih baik lagi jika anda memilih aplikasi  yang mudah dan nyaman saat digunakan.

4. Menerapkan Standar Meeting Sebagaimana Umumnya

Agar tujuan meeting bisa dipahami oleh semua peserta, anda perlu menetapkan tujuan yang rinci terlebih dahulu serta mengirimkan apa yang nantinya akan dibahas. Saat melangsungkan percakapan, sebaiknya buat sebuah agenda dan tetapkan beberapa aturan pada pertemuan tersebut. Anda juga bisa mengambil waktu istirahat di tengah meeting seperti yang diterapkan dalam meeting offline. Di akhir meeting, anda bisa menjelaskan ringkasan dari hasil percakapan tersebut.

5. Mengurangi Materi Presentasi

Berbeda dengan meeting offline yang memungkinkan penyampaian materi lebih banyak, meeting secara online harus seringkali terbatas oleh waktu. Maka dari itu, anda harus mengurangi materi presentasi agar tidak terlalu panjang. Materi presentasi yang disusun sebaiknya singkat, padat, dan jelas sehingga dapat dimengerti oleh semua peserta meeting. Lebih baik meeting memprioritaskan pembicaraan dengan memaksimalkan waktu setiap peserta.

6. Menyelipkan “Ice Breaking”

Tidak harus selalu membahas materi dengan serius, anda bisa membuka meeting dengan pembahasan yang lebih ringan untuk membangun kedekatan dengan peserta rapat yang lain. Dengan demikian, mereka juga tidak akan merasa terbebani setiap kali harus mengikuti meeting online. Anda bisa menyelipkan pertanyaan mengenai kegiatan selama di rumah, kondisi kesehatan tim  atau membahas hal hal unik lainnya.

Dengan menerapkan beberapa langkah tersebut, maka kemungkinan besar meeting online anda bisa berjalan dengan baik. Ada kalanya di awal rapat, anda merasa gugup atau masih kesulitan menggunakan aplikasi karena belum terbiasa. Dengan sering berlatih secara berulang, maka anda dan tim akan lebih mudah melakukannya. Selain itu, dengan mengetahui cara cek masa aktif kuota maka anda bisa menghindari masalah meeting online akibat yang berhubungn dengan internet.